So behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails
Keine wichtigen E-Mails übersehen und trotzdem möglichst wenig Zeit mit dem elektronischen Postfach verbringen: Das wünschen sich viele Berufstätige. Wir haben fünf Tipps vom Zeitmanagement-Experten und Sachbuch-Autor Gunter Meier aus Schwabach bei Nürnberg für Sie zusammen getragen:
- Lesen Sie Ihre E-Mails gebündelt
Ein pausenloser E-Mail-Eingang sorgt für Ablenkung. Um diese zu vermeiden und konzentriert arbeiten zu können, ist es hilfreich, die E-Mails nur drei- oder viermal am Tag anzuschauen und dann gebündelt abzuarbeiten. - Erledigen Sie kleinere Aufgaben sofort
Alle E-Mails, die sich in maximal fünf Minuten bearbeiten lassen, sollten Sie sofort erledigen. Gleichzeitig ist es ratsam alles, was nichts mit den eigenen Aufgaben oder Zielen zu tun hat, kategorisch zu löschen. - Organisieren Sie Ihre Newsletter
Sammeln Sie Ihre Newsletter in einem Extra-Ordner und sehen Sie sie am Stück durch, sobald Sie Zeit dafür haben. Wenn Sie Outlook nutzen, können Sie dafür die Regel-Einstellungen nutzen und die Newsletter automatisch in einen Ordner einlaufen lassen. So verpassen Sie keine wichtigen Neuigkeiten, aber vermeiden gleichzeitig eine Ablenkung von täglichen Aufgaben. - Nutzen Sie die Wiedervorlage
Legen Sie E-Mails mit Aufgaben, die erst in ferner Zukunft auf Sie zu kommen, einfach auf Wiedervorlage. Dadurch können Sie Ihren Arbeitsablauf besser strukturieren und werden wichtige Aufgaben nicht vergessen. - Treffen Sie Absprachen telefonisch
Statt viele E-Mails hin und her zu schicken, ist es oft ratsam, zur Terminabsprache kurz zum Telefonhörer zu greifen. Das erspart Zeit und reduziert die E-Mails im Postfach.
Quelle: dpa/tmn